PERSYARATAN UMUM KANTOR (TATA RUANG KANTOR)

Persyaratan Umum Suatu Kantor (Tata Ruang Kantor)

Oleh :

Zahra Tamma Junjunan

145211064

D3 Administrasi Bisnis

Politeknik Negri Bandung

ABSTRAK

            Office today’s are different than the old times. Functions, design, layout, and even the little aspects such as air flow and lightning systems are evolved better and better. Companies did this based on the bigger you give, bigger you get. Many companies spend out lot of money to increase the standard of their own offices. But let’s talk about these standard. What the employee needs at their office. The situations?Or the layouts?Or facilities? All of it has it’s own standard, and the standard must be high. The highest standard you got, the more incomes you get. Why? Because high standard offices has maximum facilities and its very good for employees. The good and healthy facilities brings effectiveness and efficiencies. Especially, for the office to make employee comfort to work in the office. This journal talks more about office standard.

Keywords : Employee,Healthy Facilities, Offices Standard

PENDAHULUAN

            Pernahkah anda melihat bangunan kantor yang megah? Memiliki banyak lantai, ratusan hingga ribuan pegawai, hingga fasilitas lengkap.Namun apakah semua itu menjanjikan?Tentu saja tidak. Masih banyak dijumpai kantor – kantor yang tidak memenuhi persyaratan operasional atau bahkan standar pengaturan tata letak ruangan kantor. Padahal jika kita lihat dari luar, kantor tersebut sangat megah. Namun didalamnya sangat berantakan. Jangankan untuk bekerja secara nyaman, belum tentu para pegawainya juga sehat jika hidup dalam situasi kantor yang buruk. Dalam jurnal ini penulis akan membahas secara rinci bagaimana menentukan persyaratan lingkungan kantor yang baik dan sehat, dilihat dari berbagai aspek yang ada.

Identifikasi Masalah

1.      Apa itu Persyaratan Kantor?

2.      Apa saja ruang lingkup persyaratan sebuah kantor?

3.      Hal apa saja yang harus diperhatikan untuk memenuhi persyaratan sebuah kantor?

Maksud dan Tujuan

1.      Mengetahui apa itu persyaratan kantor

2.      Mengetahui ruang lingkup persyaratan sebuah kantor

3.      Mengetahui syarat untuk memenuhi sebuah kantor

PEMBAHASAN

Persyaratan Sebuah Kantor

            Pada dasarnya, persyaratan sebuah kantor memiliki perbedaan dalam setiap jenis kantor. Mengapa? Karena satu jenis kantor belum tentu memiliki persyaratan yang sama dengan kantor lain dan juga berbeda – beda tergantung dari instansi, departemen, atau kementerian yang mengeluarkannya. Kita ambil contoh persyaratan kantor yang dikeluarkan olehKementerian Pekerjaan Umum. Instansi pemerintah ini memiliki SKNo : 29/PRT/M/2006. SK ini  lebihmenitik beratkansebuah kantor kepada persyaratan yang berhubungan fisik bangunan kantor, prasarana kantor, dan penyesuaian dengan persyaratan tata ruang kota karena memang persyaratan kantor ini menyatu dengan persyaratan gedung secara umum.

            Berbeda pula dengan apa yang diterbitkan oleh Kementerian Tenaga Kerja. Salah satunya  adalahPeraturan Menteri Perburuhan No. 7 Tahun 1964 tentang Syarat Kesehatan,Kebersihan serta Penerangan dalam Tempat kerja.Peraturan ini berbeda dari sebelumnya yang lebih menitik beratkan kepada tenaga kerja dan orang yang ada dalam kantor tersebut. Begitu pula yang dijadikan syarat oleh kementerian kesehatan, yang tertuang dalam Kepmenkes No 1405/MENKES/SK/XI/2002, yang bertujuan untuk mencegah gangguan kesehatan di perkantoran. Masih banyak lagi peraturan yang menyinggung persyaratan sebuah kantor di Indonesia.

Sayangnyadiantara peraturan dan persyaratan tersebut, meskipun terkadang sangat mirip, tetapi terpisah dan tidak saling terkait. Sehingga selain tidak nyambung, juga sering terjadi overlap yang akan menyulitkan pada saat ada revisi dari sumber asal ( biasanya standar dari luar ). Walaupun demikian, dari ketiga macam peraturan tersebut ada kesamaan, yaitu pentingnya jaminan keselamatan dan kesehatanorang terkait dengan aktivitas kantor tersebut.

Persyaratanteknis lain terkait dengan kantor biasanya berupa standar, yang digunakan oleh Indonesia yakni SNI. Ada SNI tentang persyaratan pencahayaan yang sebaiknya kita bandingkan dulu dengan Peraturan Menteri Perburuhan no 7 tahun 1964 atau Kepmenkes No 1405 tahun 2002. Ada SNI tentang ventilasi dan aliran udara dalam ruangan, dll termasuk persyaratan instalasi listrik

Sebenarnya pemenuhan terhadap persyaratan-persyaratan tersebut tidak bermasalah, asalkan ada kemauan dari manajemen kantor. Tugas manajer kantorlah untuk mensinkronkan peraturan dan persyaratan tersebut agar sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Yang jadi masalah adalah bila desain dan pembangunan tata ruang kantor, untuk alasan tertentu oleh pihak manajeman sepenuhnya diserahkan kepada kontraktor. Ini sama saja dengan membuat tata ruang kantor menurut sudut pandang manajemen pemberi order, yang belum tentu sesuai dengan yang dibutuhkan karyawan yang setiap hari berada dalam kantor tersebut.

Kalausudah demikian, niat mendesign atau merenovasi ruang kantor agar bisa meningkatkan produktifitas tidak akan tercapai. Malah yang terjadi adalah penghamburan sumber daya perusahaan, yang sebenarnya sangat tidak dikehendaki.

TATA RUANG KANTOR

Pengertian Tata Ruang Kantor

            Menurut Quible (2002) Layout menjelesakan penggunaan ruang secara efektif serta maupun memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai. Menrut Littlefield dan Peterson (1956), Layout sebagai prosese penentuan kebutuhan akan ruang dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari gaktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

a. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara fektif

b. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai

c. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan

d. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada

e. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai

f. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

            Menurut Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan yaitu :

1.      Pekerjaan berbasis tim (work-based teams)

Pengunggan tim menjadi andalan oerganisasi dalam beraptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan pengotiimalan penggunaan tuang rapat harus dipertimbangkan oleh organisai dalam perencanaan layout.

2.      Telecommuting

Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruang kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan mengahabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat di bagi dengan telecommuter harus teteap disediakan.

3.      Hoteling

Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapangan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut :

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.

b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan. 

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–banyaknya.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. 

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.

Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah : 

a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin 

b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar 

c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan 

d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 

e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 

f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yagn bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi 

g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan 

Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :

a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi

b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar 

c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang 

e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja 

f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara 

g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar

h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan 

i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan

j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu

Asas Tata Ruang Kantor

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokoktata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor.

Beberapa asas itu diantaranya ialah : 

a. Asas mengenai jarak terpendek 

Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek.Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

b. Asas mengenai rangkaian kerja 

Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek.Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang.Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U. 

c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang 

Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada.Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar).Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai 

d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja 

Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat besar. 

Macam-Macam Tata Ruang Kantor 

Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 3 macam yaitu : 

1. Tata ruang kantor tertutup 

Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat pemisah buatan 

2. Tata ruang kantor yang terbuka 

Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

 3.Tata ruang kantor landscape (gabungan)

            Konsep tata ruang lanscap adalah perpaduan dari susunan ruangan  tata ruang kantor tutup dan tata ruang kantor terbukan          

Konsep Kantor Tertutup

            Dalam suatu perusahaan menganut konsep layout tertentu, salah satunya konsepr kantor tertutup. Susunan ruang kerja terbagi-bagi dalam beberapa kamar-kamar ( Chaniago;2013) yaitu dalam satu ruangan terdiri dari beberapa ruangan tertutup atau pun memakai skat. Hal ini terjadi karena keadaam gedung yang tertidiri dari atas kamar-kamar atau tuntutan dari sifat pekerjaan yang membuthkan konsentrasi tinggi atau yang bersifat rahasia.  Manfaat dari konsep kantor tertutup ini karyawan bisa bekerja dengan konsentrasi sehingga mengahasilkan informasi atau pekerjaan yang lebih terjamin bagi suatu perusahaan, kemudian suatu pekerjaan yang bersifat rahasia terjamin keamanannya, selain itu meningkatkan privacy. Namun ada sisi kelemahannya dimana karyawan ataupun para petinggi perusahaan akan kurang berkomunikasi sehingga menyebabkan hubungan karyawan perusahaan kurang dekat, selain komunikasi konsep antor tertutuppun membutukan biaya yang sangat besar dan mengharusakan ukuran gedung perusahaan haruslah luas karna untuk membuat kamar-kamar bagi setiap karyawannya membutuhkan ruangan yang besar, pengawasan dalam perusahaan akan lebih sulit, pemakaian ruangan kurang flexible apabila ada perubahan penataan peralatan, perlengkapan dan mesin-mesin kantor.

Konsep Kantor Terbuka

Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya. Konsep kantor konvensional banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi. Sedangkan konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri.

Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat.

Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia dan juga yang menggabungkannya dengan konsep konvensional (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian.

Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :

a.  Penggunaan dinding permanent yang minim

b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan

c. Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara gunamenciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.

d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.

e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.

Konsep Kantor Landscape

            Pada dasarnya konsep kantor landscap adalah penggabungan daru dua konsep yaitu konsep kantor tertutup dan terbuka. Bentuk ruangan kantor  ini mengusahakan agar benar-benar mengahsilkan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan yang ada. Dalam melakukan penentuan tata letak kantor diperlukan sebuah perencanaan, karena perancanaan ini sangat penting untuk mempengaruhi tahap berikutnya. Menurut Quible (2001) ada beberapa faktor ang harus diperhatikan, antara lain :

a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.

b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.

c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.

d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.

e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.

f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya bedasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara mereka.

g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan menunjukkan prestisse dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah.

h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak.

i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat.

j. Pembiayaan ruang perkantoran.

Standar Ruang Kantor 

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yagn antara lain menetapkan prsayratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. 

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

A. KebersihanBangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

B. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas

C. Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 

D. Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

E. Penerangan Cahaya 

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapanpenerangan dirawat dengan seharusnya .

F. Fasilitas kesehatan 

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya 

G. Fasilitas Cuci

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya. 

H. Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus

I. Tempat pakaian 

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah 

J. Tempat duduk petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

K. Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

L. Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih 

M. Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan 

N. Pertolongan pertama 

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 

O. Penjagaan kebakaran 

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 

P. Pemberitahuan kecelakaan 

Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib

KESIMPULAN

            Kesimpulan dari jurnal ini adalah untuk mencapai suatu keefektifan dan keefisienan pekerjaan dalam suatu lingkungan perkantoran perlu adanya usaha-usaha yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperbaiki tingkat kenyamanan bagi karyawannya. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan menetapkan situasi dan kondisi kantor sesuai persyaratan yang ada dan disesuaikan dengan kebutuhan dari kantor itu sendiri. Dengan penerapan standard tersebut, harapan akan tercapainya efektifitas dan efisiensi pegawai dalam bekerja bukan lagi sebuah angan belaka, melainkan menjadi patokan yang realistis mengingat segala hal yang telah dilakukan oleh perusahaan adalah baik dan sesuai dengan prosedur yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung : CV Akbar Limas Perkasa

The Liang Gie. 2000. AdministrasiPerkantoran Modern. Yogjakarta: Liberty

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Pekantoran Modern.Jakarta:

Erlangga. 

https://kantorsehat.wordpress.com/tag/kantor-sehat/

https://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/2012/05/28/lingkungan-kantor/

ZAHRA: Menejemen Kantor

ZAHRA: Menejemen Kantor: PENTINGNYA PERAN STRUKTUR  ORGANISASI DAN  GAYA KEPEMIMPINANDALAM PERUSAHAAN OLEH  ZAHRA TAMMA JUNJUNAN   ADMINISTRASI NIAGA POLIT...

Menejemen Kantor

PENTINGNYA PERAN STRUKTUR  ORGANISASI DAN 
GAYA KEPEMIMPINANDALAM PERUSAHAAN
OLEH 

ZAHRA TAMMA JUNJUNAN  

ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGRI BANDUNG

ABSTRACT

The influence of certain factors organization stucture in company has been in researchers focus, together with their impact on the overall organization efficiency. Many of these factors are from the encvironment where view commonly devided into internal and external factors. This journal presents the findings of a study to evaluate the influencing factors and impact on organizational structure. This journal describes the varios forns of organization structure in an organization or office there is an association, the association called the formal and informal organization. For choose the system stucture organization actually all system is all right just have to adapt to the company. For example the principle of centralization is a winner or rule set held by most of the leaders and only a fraction is distributed throughout the organization structure and others and the principle of decentralization is when convergence occurs at the level under the leadership of the so-called decentralization. Because the office manager is a leader, there are several styles of leadership as autocratic, bureaucratic, dipolomatic and consultativ.

Keywords : Organizational Structure; Office; Leader; Company

PENDAHULUAN

Setiap perusahaan baik perusahaan perseorang atau  nasional, pasti selalu ada struktur organisasi di dalamnya. Jika dalam suatu perusahaan tidak ada struktur organisasi maka perusahaan tersebut tidak akan mencapai target atau tujuan dari perusahaan tersebut. Mengapa demikian? Karena jika semua orang dalam perusahaan tersubut ingin menjadi pemimpin untuk mensukseskan tujuan perusahaan, maka tidak akan tercapainya tujuan tersebut disebabkan tidak adanya pembagian tugas yang jelas dan semua orang sibuk ingin menjadi pemimpi. Dalam suatu oraganisasi harus ada struktur organisasi yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan tersebut, apakan organisasi yang masih kecil atau perusahaan oraganisasi besar.

Menurut hasil penelitian Danton Prabowo dalam artikelnya ketiadaannya struktur organisasi dalam dunia bisnis tidak bisa melancarkan tujuannya tersebut, namun setah menjadi member ActionCoach ia menjadi lebih mengetahui apa fungsi dari struktur organisasi itu. Adapun tiga fungsi dari struktur organisasi bagi pemula bisnis : mencibtakan LOA kesuksesan untuk bisnis, memudahkan pengembangkan Sumber Daya Manusia, Fungsi delegasi. Selain fungsi ada bebagai macam bentuk struktur organisasi berserta wewenang dan tanggung jawabanya masing-masing. Tanpa adanya tujuan yang jelas maka organisasi dapat diumpamakan  dengan sebuah kapal yang tidak memiliki pelabuhan akhir yang tidak memiliki tujuannya. Dengan demikian topik Pentingnya Sturtur Organisasi dalam Perusahaan ini sangat menarik untuk dibahas.

A.    Organisasi dan Struktur Organisasi

Organisasi adalah suatu perkumpulan dua orang lebih yang biasanya menetap di suatu tempat yang memiliki tujuan yang sama. Dalam perusahaan atau kantor, organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai bagian sehingga merupakan kesatuan yang teratur serta hubungan-hubungan yang melalui orang-orang dibawah pengarahan manajer dan tujuan bersama dalam bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama dan suatu sistem kegiatan kerjasama dari dua orang atau lebih dengan sesuatu yang tidak terwujud dan tidak bersifat perseorangan.Menurut Chester I. Bernard organisasi merupakan sebuah sistem kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih untuk melaksanakan suatu aktivitas yang didalamnya memerlukan komunikasi dengan pencapaian tujuan bersama. Apabila setiap orang di dalam organisasi mengetahui dan menghayati tujuan apa yang hedak dicapi oleh organisasi, ada beberapa hal yang dapat mereka laksanakan seperti : mengetaui apa yang diharapkan oleh organisasi mengetahui apa yang diharapkan  oleh organisasi dari masing-masing mereka; dapat memahami apa yang mereka dapat harapkan dari organisasi; dapat menilai tujuan organisasi itu selaras dengan tujuan pribadi mereka; jika belum selaras mereka dapat memutuskan apakah berusaha untuk menyelaraskan atau tidak aatau apakah akan meninggalkan organisasi tersebut. Organisasi memiliki beberapa asas-asas menurut Siagan dalam buku Rosyidi yang berjudul “ Organisasi dan Management “ yaitu :

1.      Adanya tujuan yang jelas, maksudnya adalah jika sebuah organisasi harus memiliki tujuan akhir jangan sampai tidak memiliki tujuan. Jika tidak memiliki tujua maka tidak bisa disebut organisasi.

2.      Tujuan organisasi harus difahami oleh setiap orang yang ada didalamnya atau orang-orang yang terlibat, yaitu setiap orang di dalam organisasi tersebut harus mengetahu dan menghayati tujuan apa yang hendak dicapai oleh organisasi tersebut.

3.      Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi, jika para anggota organisasi menilai tujuan yang hendak dicapai itu merupakan tujuan yang layak untuk dicapai melalui tujuan pribadi mereka pun akan turut pula tercapai maka mereka akan lebih mudah untuk digerakkan memberikan pengorbanan-pengorbanan tertentu baik dalam bentuk waktu tenaga, keahlian, dan kemampuan yang maksimal.

4.      Adanya perumusan tugas pokok dan fungsi yang jelas, maksudnya kejelasan dari tugas pokok dan fungsi adalah agar setiap orang di dalam organisasi mengetahui apa peranan yang di minta oleh organisasi untuk dimainkannya dan bagaimana pula caranya dia memainkan peranan tersebut serta dari siapa ia menerima instruksi serta kepada siapa dia memberikan pertanggungjawaban.

5.      Prinsip pembagian tugas, prinsip ini dimaksudkan agar tugas pokok dan fungsi organisasi terbagi habis dalam unit-unit organisasi yang lebih kecil sehingga bagaimana pun cara yang digunakan untuk mengoranisasikan unit-unit dalam organisasi tidak ada fungsi yang tidak ada unit organisasi yang sevata fungsional mengurusnya.

6.      Prinsip fungsionalisasi, berarti bahwa dalam organisasi ada sesuatu unit yang secara fungsional bertanggung jawan atas sesuatu bidang substantif dari organisasi yang bersangkutan dan kalau memerlukan kerja sama dengan unit lain, fungsionalisasi menentukan siapa yang harus berkerja sama dengan siapa serta siapa pula yang memprakarsai kerjasama tersebut.

7.      Prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi yaitu bahwa tidak ada satupun kegiatan organisasi yang hanya menyangkut satu unit organisasi saja. Kegiatan organisasi moderen pada dasarnya hatus ditangani secara multifungsionaldan interdisipliner.

8.      Prinsip kontinuitas, pelaksanaan yang efektif dan efesien serta ekonomis dan pada kegiatan-kegiatan organisasi akan lebih terjamin apabila terdapat kontinuitas dalam kebijakan, perencanaan, penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan operasional. Suatu organisasii modern tidak seharusnya menggantungkan kemampuan organisasi kepada individu seorang pimpinan akan tetapi kepada kemampuan institusional.

9.      Prinsip kesederhanaan, yaitu sesuai dengan tugas pokoknya dan fungsi yang menimbulkan beban kerja.

10.   Prinsip fleksibilitas.

11.  Prinsip pendelegasian wewenang secara jelas.

12.  Prinsip pengelompokan tugas yang sehomogen, maksudnya karena luasnya lingkup tugas-tugas yang harus dilakukan oleh organisasi modern maka sudah jelas akan terdapat aneka ragam unit organisasi yang menjadi satuan bawahan dari organisasi yang  bersangkutan.

13.  Adanya kesatuan arah

14.  Adanya kesatuan perintah

15.  Adanya kesimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

16.  Adanya distribusi tugas pekerja

17.  Pola dasar organisasi harus relatif permanen.

Selain itu pengertian struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi  menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoorginasikan. Struktur organisasi juga dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).Maka dari itu bisa disimpulkan, setelah terdirinya oraganisasi dimana perkumpulan dari dua orang atau lebih kemudian dibuatlah struktur organisasi. Yaitu pembagian tanggu jawab dan tugas demi mencapai tujuan bersama. Dalam buku Chaniago yang berjudul “ Manajemen Kantor Kontenporer “ (2013), struktur organisasi pada umumnya menggambarkan hal-hal sebagai berikut :

1.      Pembagian kerja, dalam struktur organisasi ini akan ada pembagian perdivisi dimana akan diberi tugas serta tanggung jawab masing-masing.

2.      Bawahan dan atasan, contohnya dalam setiap divisi pasti memiliki ketua dan ketua itu memiliki anggotannya maka disitu akan adanya garis komando dimana setiap ketua divisi atau ketua organisasi itu memiliki wewenang serta tanggung jawab yang lebih dari siapa kepada siapa.

3.      Fungsi yang dilaksanakan, yaitu aturan yang tertulisa atau pun tidak yang berisi fungsi atau tugas yang harus dilaksanakan  oleh departemen atau divisi yang bersangkutan.

4.      Pengelompokan bidang kerja, pembagian kerja kepada divisi atau departemen yang dapat didasarkan pada: fungsi, wilayah, proses atau ketigannya.

5.      Spesialisasi pekerjaan, setelah ketua dari organisasi atau pemimpin perusahaan tersebut telah membuat struktur organisasi dan membagi-bagi divisi apa saja yang di perlukan, kemudiaan menempatkan orang-orang yang sesuai keahliannya untuk di tempatkan di divisi yang telah dibuat.

6.      Tingkat manajemen, yaitu tingkat dari struktur organisasi tersebut dari yang paling atas seperti pemimpinan perusahaan sampai karyawan.

7.      Kompleksitas kegiatan organisasi, untuk memilahat organisasi itu besar atau kecil bisa dilihat melalu kompleksitas ini.

kesimpulannya adalah strukturorganisasi merupakansusunandanhubunganantarasetiapbagianmaupunposisi yang terdapatpadasebuahorganisasiatauperusahaandalammenjalankankegiatan-kegiatanoperasionalnyadenganmaksuduntukmencapaitujuan yang telahditentukansebelumnya. Strukturorganisasidapatmenggambarkansecarajelaspemisahankegiatandaripekerjaanantara yang satudengankegiatan yang lainnyadanjugabagaimanahubunganantaraaktivitasdanfungsidibatasi. Di dalamstrukturorganisasi yang baikharusdapatmenjelaskanhubunganantarawewenangsiapamelaporataubertanggungjawabkepadasiapa, jaditerdapatsuatupertanggungjawabanapa yang akan di kerjakan. Struktur organisasi memiliki fungsi seperti kejelasan tanggung jawab yaitu setiap anggota dari organisasi harus dapat bertanggung jawaba dan juga apa saja yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota suatu organisasi tentunya harus dapat bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau imlementasi kewenangan tersebut yang perlu dipertanggung jawabkan. Itulah fungsi struktur organisasi tentang kejelasan tanggung jawan. Selain itu fungsi struktur organisasi yaitu kejelasan keduudukan, artinya anggota atau seseorang yang ada didalam struktur organisasi sebenarnya dapat mempermudah dalam melakukan koordinasi sebab adanya keterkaitan penyelesaian menganai suatu fungsi yang telah dipercayakan kepada seseorang atau anggota. Setelah itu fungsi berikutnya adalah kejelasan mengenai jalur hubungan yaitu sebagai kejelasan jalur hubungan   seperti dalam melaksanakan pekerjaan dan tanggung jawab setiap pegawai di dalam  sebuah organisasi maka akan dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga dalam jalur penyelesaian suatu pekerjaan akan semakin lebih efektif dan dapat salaing memberikan keuntungan. Kemudian yang terakhir fungsi kejelasan uraian tugas yakni struktur organisasi akan sangat membantu pihak atasan atau pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan maupun pengendalian dan juga bagi bawahan akan dapat lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena uraian yang jelas.

B.     Sifat Organisasi

·         Organisasi Non Formal

Di dalam suatu perkumpulan atau organisasi pasti terdiri sekelompok orang tetapi sekelompok orang tersebut memiliki tujuan yang sama maka di sebutlah organisasi. Namun setiap perkumpulan atau organisasi memiliki forum dalam forum maka itu organisasi dalam organisasi tersebut organisasi non formal. Menurut Sudono Sukirno dalam bukunya “ Pengantar Bisni ” organisasi mempunyai sifat seperti gunung es yang terapung di hamparan laut luas. Ada suatu unsur yang tampak di permukaan dan dapat dilihat semua orang. Tetapi ada juga unsur-unsur pentingnya yang tesembunyi dan berada di bawah permukaan. Maksud dari pernyataannya adalah organisasi formal menghadirkan interksi otoritas yang tegas dan hubungan struktural di dalam sebuah perusahaan. Dengan demikian organisasi formal digambarkan sebagai bagian dari suatu gunung es terapung, sering dilukiskan secara visual di dalam suatu organisasi yang melukiskan suatu struktur perusahaan dalam kaitan dengan posisi dan tanggung jawab pekerjaaan. Tetapi seperti gunung es terapung, perusahaan juga mempunyai sisi lain, yaitu terdapat organisasi informal di dalam perusahaan. Organisasi informal ini menghadirkan interaks dan hubungan antarpekerja serta membentuk suatu pola yang tidak secara resmi diciptakan atau diatur oleh menejemen. Artinya setiap perusahaan pasti memiliki organisasi informal ini, perlu kita awasi jika organisasi informal ini masih memiliki nilai positif dan tidak mengganggu tujuan perusahaan maka organisasi informal ini dapat betperan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu kitapun harus tetap berhati – hati, karna menurut jurnal “ Organizational Structure : Influencing Factors and Impact on a Firm “ dalam penelitiannya  pada perusahaan Hanoi, Vietnam. Dimana ia menyebarkan kuisoner serta meneliti lebih jauh bahwa faktor internal sangat berpengaruh kepada tujuan perusahaan tersubut atau lain kata organisai informal itu sangat berperngaruh juga terhadapa suatu perusahaan, maka dari itu perusahaan atau pihak menejemen harus terus mengawasinya.

·         Struktur Organisasi Formal

Organisasi formal pasti semua pun sudah mengetahuinya secara singkat organisasi formali ini struktur organisasinya sudah resmi dan tertulis. Terdapat empat jenis utama organisasi yang diklasifikasikan menurut sifat hubungan kewenangan di dalam struktur organisasi formal yaitu organisasi lini atau garis; organisasi lini dan staf atau organisasi garis dan staf; organisasi lini, staf dan fungsional; organisasi matrix.

Struktur Organisasi Lini / Garis

Organisasi ini menerapkan bahwa wewenang langsung dari top managment atau atasan kepada manajmen bawahannya. Struktur organisasi ini dapat dibuat cepat karena pimpinan perusahaan memiliki kewenangan langsung dalam mengawasi bawahannya. Menurut Sadono Sukirno secara prinsip organisasi lini ini memberi informasi tentang siapa yang memberi perintah dan kepada siapa hasil pekerjaan dapat disampaikan. Siapa yang bertanggung jawab menurt apa, dapat dihindari  ketidak jelasan tugas. Jadi dalam struktur ini lebih jelalas dan teratur dalam pengawasan ataupun pemberian tugas. Sistem organisasi lini lebih baik dipakai pada perusahaan berskala kecil dan menengah. Kelemahan dari struktur organisasi lini :

-          Semua tanggung jawab perusahaan dipikul oleh pimpinan, walaupun pimpinan tersebut memiliki keterbatasan dalam ahli tertentu.

-          Lamban dalam menyelesaikan suatu masalah, karena harus menunggu keputusan dari masing-masing pimpinan divisi dan pimpinan perusahaan.

-          Bisa menjadi timbul masalah karna ditaruhkan disetip unit, maka tiap unit akan beraanggapan unti merekalah yang paling terpenting.

-          Sulit mengkoordinasi sumberdaya manusia pada masing-masing unit

-          Terbentuknya prespektif yang sempit, masing-masing unit cenderung hanya mementingkan unitnya.

Struktur Organisasi Garis/Lini dan Staf

Sistem organisasi ini merupakan gabungan  dari organisasi lini dengan departemen  staf guna memberikan saran dan masukan untuka departernent lini atau garis. Pengambilan keputusan yang mempengaruhi operasi utama dari organisasi merupakan wewenang dari departemen lini atau garis. Sementara departemen staf hanya pada tingkat memberikan dukungan teknis khusus. Secara singkat pimpinan perusahaan memiliki orang terpercaya atau yang disebut staf ahli untuk membantu dirinya dalam memberi saran, informasi, bantuan teknis dan mengawasi tenaga-tenaga ahlinya. Dengan adanya staf ahli ini membantu sekali karena menjadi adanya asas kesatuan komando, adanya kejelasan tugas dan tanggungjawab, dalam mengambil keputusan relatif mudah, karena adanya kerjasama dari staf dalam memberikan ide. Organisasi lini dan staf banyak ditemui di perusahaan-perusahaan menengah dan besar. Struktur organisasi ini menvob untuk menggabungkan kemampuan organisasi lini dalam pengambilan keputusan dengan dukungan staf yang memiliki kopetensi. Namun selain itu kekurangan yang dimiliki sistem organisasi lini atau garis dan staf yakni :

-          Kedekatan, rasa kebersamaan antar pegawai akan kurang

-          Akan memicu persaingan antar pegawai yang tidak sehat, karna ia mementingkan tugasnya sendiri.

-          Pimpinan lini mengabaikan nasehat dari staf

-          Berpotensi perbedaan interpretasi antara orang lini dan stf dalam menentukan kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan.

Sturktur Organisasi Garis/Lini, Staf, Funsional

Struktur organisasi ini hampir sama dengan struktur organisasi lini dan staf namun bedannya jika struktur yang sebelumnya staf ahli tidak dianjurkan untuk memerintah tenaga unit hanya bisa mengawasi saja, tetapi untuk struktur organisasi garis, staf dan fungsional staf ahli mempunyai wewenang untuk memerintah tenaga kerja tiap unit. Dimana keunggulan sistem ini :

-          sistem organisasinya di susun secara sistematis

-          susunan dari struktur organisasi garis dan staf mudah di mengerti

-          pembagian tugasnya disusun secara baik dan merata serta jelas

-          adanya kerjasama yang baik antara pemimpin dan staff serta terjalinnya antar bidang yang satu dengan yang lain

-          staff semakin berkembang dan pekerjaanya mudah terkontrol dengan baik

-          adanya kedisiplinan dalam menjalankan pekerjaanya.

Selain itu sistem lini, staf dan fungsional ini memiliki kelemaha tersendiri yaitu :

-          aktivitas seseorang menjadi terbatas

-          inisiatif seseorang terbatas

-          masing-masing orang lebih mementingkan pekerjaannya

-          tugas pokok staff sering tidak diprioritaskan

-          kepemimpinan lebih bersifat otoriter.

Contoh :

Struktur Organisasi Matriks

Organisasi matriks adalah suatu desain strutural yang menugaskan para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek atau lebih yang dipimpin seorang manager (Charles Sianturi) jadi sistem matriks ini adalah struktur organisasi dimana sebuah bawahan tenagan kerja yang memiliki atasan lebih dari satu di bidangnya masing-masing. Di beberapa perusahaan, organisasi matriks merupakan alat sementara yang diterapkan untuk menyelesaikan sebuah proyek khusu. Struktur matriks sangat berganatung pada weweng komite dan tim. Keunggulan sistem matriks :

-          Fleksible dalam mengadapi perubahaan lingkungan.

-          Dapat memacu kreativitas dan inisiatif karyawan

-          Semua unit saling berkorelasi dan saling memberikan dukungan untuk tercapainnya tujuan kegiatannya masing-masing

Kelemahan :

-          Struktur organisasi matriks membutuhkan sumberdaya yang berkualitas

-          Bawahan akan mempertanggungjawabkan pekerjaan kepada dua atau lebih pimpinan sesuai dungsi pimpinan tesebut

-          Memerlukan komunikasi yang lancar, keterbukaan dan fleksibelitas dari pimpinan.

-          Sulitnya membangun tim solid, karena menyatukan sekelompok orang dari latar belakang dan bagian yang berbeda bukan pekerjaan uang mudah.

Contoh :

C.    Struktur Organisasi Mana yang Terbaik ?

Untuk memilih sistem oraganisasi manakan yang lebih baik dan bagus, sebenarnya tidak ada satupun organisai yang sempurana semuanya memiliki keunggulan dan kelemahannya masing – masing. Semua itu tergantung dari jenis perusahaannya, apakah perusahaan itu perusahaan yang besar, menengah atau kecil. Seperti organisasi lini atau aris lebih cocok untuk perusahaan-perusahaan keci, dimana struktur ini sederhana dan mudah dipahami. Di perusahaan kecil, kepemimpinan masih dapat terpusat pada top manajemennya karena memang ruang lingkup perkerjaanya terbatas. Jadi semua itu tergantung dari perusahaannya.

D.    Mengelola Organisasi Perusahaan

§   

Para manager harus benar-benar bisa menetapkan hubungan antara berbagai posisi atau jabatan sehingga setiap orang akan mengetahui siapa yang bertanggung jawab pada berbagai keputusan dan operasi. Menurut Dany Indrianto dengan bukunya “ Pengantar Bisnis 1” tujuan dari mengelola organisasi adalah untuk mengetauhi bagaimana menyusun  dan menstabilitaskan kerangka kerja organisasi sehingga setiap orang dapat bekerja bersama-sama dalam mencapi tujuan organisasi. Jadi bagaimana menempatkan dari berbagai karakter untuk disatukan di satu unit agar nantinya dapat berkerjasama.

Arti dari Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang kepada karyawan merupakan program yang penting dalam perusahaan guna mencapai tujuannya. Para manajer puncak mempromosikan tujuan ini dengan memberi karuawan kewenangan dan tanggung jawab dalam membuat keputusan tentang  pekerjaanya tanpa persetujuan dan pengendalian manajerial tradisional. Pimpianan perusahaan memberikan wewenang kepada para manager bawahannya dan kepada karyawan dengan membagi informasi tentang perusahaan serta memberi penghargaan  atas presatasi dari karyawannya.

Sentralisasi, Desentralisasi dan Campuran

Dalam beberapa organisasi para manajer puncak membuat semua keputusan. Para manager tingkat yang lebih rendah selalu menyelesaikan keputusan yang telah ditetepkan tersebut. Istilah sentralisasisebenarnya  lebih mengarah  kepada tigkat dimana kekuasaan dan pengambilan keputusan dikonsentrasikan, konsentrasi terpusatnya pada kekuasaan dapat terjadi pada pimpinan tingkat atas dan pimpinan level menengah. Sementara itu desentralisasi yaitu pemusatan terjadi pada level pimpinan bawah.

·         Sentralisasi

Semua pekerjaan kantor dilaksanakan secara terpusat yang dibebankan  pada suatu unit  dalam organisasi yang bersangkutan.  Unit ini melayani unit-unit lainnya dalam kaitannya dengan pekerjaan perkantoran. Jadi pusat pelayanannya hanya terdapat di satu tempat saja atau sumber informasi. Bila organisasi yang bersangkutan cukup besar dan aktivitas  sanat tinggi, maka unit tersebut dapat dibentuk lebih dari satu sehingga dapatlah dibentuknya menjadi sebuah departement. Contohnya unit keuangan, unit produksi dan unit penjuanlan sember informasinnya terdapat pada unit seketariatan.

Keunggulan :

1.      Mudah melakakan pengawan hasil karja

2.      Pekerjaan menjadi standar

3.      Penghematan dalam penggunaan peralatan, mesin dan mausia.

Kelemahan :

·         Lambat dalam memberikan pelayanan karena banyakknya unit-unit yang harus dilayani

·         Sulit menentukan prioritas kerja, karena adanya kecenderungan masing-masing unit meminta pelayanan didahulukan

·         Meningkatkan ego dari orang-orang yang berkerja di unit terebut karena merasa dibutuhkan oleh unit-unit lainnya.

·         Desentralisasi

Desentralisasi ini setiap unitnya memiliki pusat informasi masing-masin sehingga tidak mengganggu unit lain.

Keuntungan :

1.      Pekerjaan kegiatan kantor dapat melayani berdasarkan keperuluan masing-masing

2.      Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit bersangkutan

3.      Pekerjaan dilaksanankan oleh masing-masing unit berdasrkan ketentuan yang berlaku

4.      Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing  bagian/unit

5.      Pengawasan pekerjaan dilaksanakan secara efektif

Kelemahan :

1.      Pekerjaan terlalu bebas

2.      Adanya pemborosan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan

3.      Tidak ada harmonisasi dalam organisasi

4.      Adanya potensi duplikat atau bisa digandaakan dengan tujuan yang negatif.

·         Campuran

Sistem ini adalalah pusat infomasi yang memiliki unit tersendiri naman dalam tiap unit lainnya pun memiliki tiap sumber informasinya sendiri. Pemilihan apakah kantor akan  dilakukan terpusat, tersebar atau campuran berdampak pada penggunaan semua seumberdaya. Oleh karena itu perlu hati-hati dalam menentukannya.

Kelebihan :

1.      Adanya asas pembagian tugas yang jelas

2.      Adanya penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kergiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya.

3.      Adanya penyesuaian dan perpaduan dalam melaksanakan perkerjaan

4.       Teradapat kesesuaian antara kebijakan dan program pekerjaan

Kelemahan :

1.      Potensi kekacauan dalam sistem pekerjaan relatif tinggi

2.      Kurangnya pengawasan antar pekerjaan.

Untuk itu azaz sentralisasi, desentralisasi dan campuran sama seperti struktur organisasi semua tergantung dari perusahaan itu sendiri.


E.     Gaya Kepemimpinan

Dalam suatu organisasi atau perusahaan pasti selalu ada pimpinannya. Menjadi seorang pemimpin pasti menjadi panutan bagi  karyawan atau bawahannya. Ada beberapa kriteria gaya kepemimpinan seseorang. Menurut buku “ Manajemen Kantor Kontenporer” karya Harmon Chaniago, Drs. M. Si ada 4 gaya kepemimpinan :

1.      Gaya Kepemimimpinan Birokratis

Pimpinan birokratis menertapkan dan mengikuti aturan dari suatu hirarki otoritas rutin dan formal. Yaitu pimpinan birokratis ini memiliki sifat yang kaku, yang selalu mengacu pada aturan, kebijakan dan prosedur.

2.      Gaya Kepemimpinan Diplomatik

Gaya kepemimpinan ini mahir dalam membantu orang-orang untuk  memecahkan permasalahan dengan memenuhi kebutuhan dalam situasi tertentu. Pimpinan diplomati  ahli dalam memanfaatkan kebijaksanaan, pemufakatan dan jarang menimbulkan permusuhan di antar karyawan. Gaya diplomati memperoleh gairah dan kerjasam mengenai parra bawahan dengan memberi penjelasan dan pertimbangan untuk prosedur tertentu yang harus diikuti. Ciri khas pemipinan ini adalah muka dua.

3.      Gaya Pimpinan Partisipasi

Pimpinan partisipasi secara terbuka mengundang para pekerja untuk bergabung dan ambil bagian dalam membuat keputusan, menentukan kebijakan dan meneliti merode teknis yang akan digunakan. Pemimpin partisipan akan membiarkan karyawannya untuk bebas perpemdapat tapi pada sisi lain gaya ini memakan waktu lama dan menggunakan gaya ini sebagai alat menghindarkan tanggung jawab.

4.      Gaya Kepemimpinan free-Rein

Pimpinan free rein menetapkan tujuan dan mengembangkan petunjuk jelas untuk para bawahan, kemudian beroprasi  dengan bebas, tidak ada arah lebih lanjut kecuali jika mereka meminta bantuan.

Semua gaya kepemimpian tidak ada yang sempura, semua kembali kepada kita untuk beradabtasi dengan lingkungan dan berkerja keras sebisa mungkin. Gaya kepemimpinan pun dipengaruh oleh fakto lingkungan kerja, sifat pekerjaan dan pelanggan yang dilayani.

PENUTUP

Pada intinnya struktur organisasi sangat berperan penting dalam keberlangsungan suatu kegiatan perusahaan. Karena orang-orang dalam organisasi yang bersangkutan adala kunci dari tercapainnya sebuah tujuan perusahaan. Struktur organisasi dalam perusahaan memiliki uda organisasi di dalamnya yaitu organisasi formal dan informal. Organisai formal organisasi yang jelas strukturnya dan tertulis dimana terdapat top manajement, middle manajemrnt, dan lower manajemen. Kemudian berikutnya organisasi informal dimana menurut jurnal “ Organizational Structure : Influencing Factors and Impact on a Firm “ dalam penelitiannya  pada perusahaan Hanoi, Vietnam. Dimana ia menyebarkan kuisoner serta meneliti lebih jauh bahwa faktor internal sangat berpengaruh kepada tujuan perusahaan tersubut atau lain kata organisai informal itu sangat berperngaruh juga terhadapa suatu perusahaan, maka dari itu perusahaan atau pihak menejemen harus terus mengawasinya. Untuk penggunaan struktur organisasi yang tepat baik lini, lini dan staf, lini staf fungsional, ataupun matrix semua sama tidak ada yang lebih unggul. Semua itu dikembalikan lagi kepada  kebijakan perusahaan dan jenis perusahaanya. Sama seperti struktur organisasi gaya kepemimpinan dalam setiap organisasi atau perusahaan pasti memiliki karakter yang berbeda yang telah di sebutkan. Semua gaya kepemimpinan sama sepertii struktur organisasi memiliki kelamahan dan kekurangnya masing-masing, itu semua terpengaruh dari faktor lingkungan, pekerjaan, dan kepada siapa pelayanan itu diberikan. Untuk itu struktur organisasi dan gaya kepemimpinan sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : PRENADA MEDIA.

Harmon . 2013. Manajemen Kantor Kontenporer. Bandung : Akbar Limas Perkasa.

Rosyidi, . 1974. ORGANISASI DAN MANAJEMEN. Bandung : Penerbit Alumni.

Sukrino. 2004. Pengantar Bisnis. Jakarta : PRENADA MEDIA.

http://dx.doi.org/10.4236/ajibm.2013.32028 (t.t) di download 5 Januari 2016

https://rezafirdaus2009.wordpress.com/2012/11/26/pentingnya-peran-organisasi-dalam-perusahaan/(t.t) diambil 25 Desember 2015

http://www.scribd.com/doc/212375927/Struktur-Organisasi-Sederhana-Dan-Deskripsi-Tugasnya#scribd(t.t) diambil 25 Desember 2015

www.seputarpengetahuan.com (t.t) di ambil 30 Desember 2015

http://dantonprabawanto.com/2008/01/02/perlukah-memiliki-struktur-organisasi/(t.t) di ambil 2 Januari 2016

http://www.pengertianku.net/2015/06/pengertian-struktur-organisasi-dan-fungsinya.html (t.t) di ambil 2 Januari 2016

http://takkasih.com/bisnis/struktur-organisasi-perusahaan/ (t.t) di ambil 3 Januari 2016